يمكن أن يكون وجود فكرة تجارية أمراً كافياً لجني المال وتحفيز إبداعك وخلق الحماس لتنفيذ هذه الفكرة، وبفضل هذا الحماس نفسه، تحقق العديد من الأفكار ثمارها، وفي نهاية المطاف ومع العمل الشاق والشغف المتفاني، تصبح مشاريع ناجحة. ولكن، يجب عليكِ قبل خوض هذه المغامرة أن تغطي الاحتياجات الأساسية، مثل خطة العمل.
ما خطة العمل؟
عادةً ما تكون خطة العمل وثيقة شاملة مفيدة تغطي جميع جوانب مشروعك أو فكرة عملك المقترحة، بدءًا من الأهداف إلى إمكانات النمو والمتطلبات القانونية والأسواق المستهدفة والخدمات اللوجستية وحتى التمويل.
لماذا احتاج خطة العمل؟
كأمهات، اعتدنا على تدوين الملاحظات ذهنيًا والقيام بعشرة أمور في نفس الوقت ونادرا ما نفتقد حيلة، ولكن عندما يتعلق الأمر بالأعمال التجارية، هناك بعض الأسباب الجيدة التي تجعلنا نجلس وندون كل ما في أذهاننا كتابيًا:
1. تساعد في تحديد المشاكل المحتملة قبل حدوثها. سيضمن التخطيط المسبق تغطية جميع الأساسيات من حيث ما يمكن أن يعطل عملك. بالإضافة إلى ذلك، ستعلمين في نهاية العملية عما إذا كنت بحاجة إلى تقديم طلب للحصول على أي علامات تجارية أو تصاريح أو تراخيص. مثل أي شيء في الحياة، تكمُن المخاطر دائمًا في التفاصيل، وتسير الأمور بسلاسة بفضل التخطيط الأفضل.
2. تحديد أولويات طويلة وقصيرة الأجل. في حين نود جميعاً الانتقال مباشرة إلى تحويل أفكارنا لحقيقة واقعة، فإن حقيقة الأمر تتمثل في وضع حدود للموارد (وخاصة في الشركات الناشئة). ستساعدك خطة العمل في تحديد الأولويات وتحديد أفضل مكان لتخصيص وقتك وجهدك وأموالك.
3. تساعد في توفير المعلومات للمستثمرين المحتملين والجهات المقرضة والبنوك. إذا كنت بحاجة إلى دعم مالي، مثل الحصول على القرض من مستثمرين أو بنك، ستتطلب تلك الجهات خطة عمل لتقييم الجدوى الاقتصادية لنشاطك والمخاطر المرتبطة بالاستثمار.
4. الحفاظ على التركيز، قد تأتي أوقات تجدين فيها نفسك تتراجعين عن خططك، فالزمي مسارك مهما حفته الصعاب فقط عليك مراجعة الأهداف والأولويات وقيم الشركة المحددة في خطة عملك، وذلك لمساعدتك على الوصول إلى القمة مرة أخرى.
الأمور اللازم إدراجها في خطة عملك
حسنًا! فقد أصبحت على أتم الاستعداد لإعداد خطة العمل، وحان الوقت لمراجعة ما تحتاجه بالفعل لإدراجه. يمكن إعداد خطط العمل في أشكال وأحجام مختلفة، وفي نهاية المطاف عليك اختيار ما يناسبك.
في حال كانت رغبتك جمع الكثير من الأموال، فالأفضل بالنسبة لك هو مستند رسمي كبير مع مخططات ورسوم بيانية وافتراضات. ولكن في حالة كانت خطة العمل مخصصة لك فقط، فصفحة رسمية مكتوبة بخط اليد قد تفي بالغرض. بصرف النظر عن متطلباتك، فإليك العناصر المشتركة لخطة العمل:
موجز الأعمال التجارية: فكري في هذا القسم وكأنه مقدمة لعملك.
• كيف تصفين مشروعك لأصدقائك وعائلتك؟ اذكري بعض التفاصيل، مثل الاسم والموقع.
• ما الأهداف والمقاصد الأساسية للأعمال التجارية، والأهم من ذلك ما الاحتياجات التي سوف تلبيها الأعمال التجارية، ولماذا؟
تحليل المنتج والسوق: صِف منتجك ومكانك في السوق.
• ما المنتجات التي ستبيعها؟
• اذكري نبذة عنها وكيف توصلت لتلك الفكرة؟
• ما هي أهداف منتجك؟ ما هي تفاصيل خدمتك؟ صِف منتجاتك وخدماتك بالتفصيل.
• ركّزي على الأسواق المستهدفة وكيف تخططين لكسب حصة في السوق.
• من سيكون منافسيك وما هي مميزات منتجاتهم أو خدماتهم؟
خطة التسويق: تلك هي فرصتك لمناقشة خطتك واستراتيجيتك التسويقية.
• حددي من هم عملاؤك المحتملين.
• صِفي ما يشترونه ولماذا سيشترونه منك. عليك إدراج أكبر قدر ممكن من المعلومات في خططك، وذلك للوصول إلى الأشخاص من خلال الإعلانات والعلاقات العامة والترويج الشخصي وموقعك الإلكتروني وما إلى ذلك.
خطة العمليات: ما الذي يحتاجه عملك لبدء التنفيذ؟
• إذا كنت تبيعين منتجًا، فكم سيكلف صنعه وشحنه؟
• أين ستصنعين منتجاتك، وما هي المعدات والمواد المطلوبة لصنعها؟
• كيف سيصل المنتج إليك وهل ستبيعين بالجملة أم بالبيع المباشر؟
• هل ستحتاجين إلى مباني تجارية، مثل متجر أو مكتب؟
• هل هناك أي لوائح قد يكون لها تأثير عليك؟
خطة الإدارة: يُغطي هذا القسم كل ما يتعلق بإدارة عملك، وكشركة مبتدئة تقومين بكل الأمور بنفسك في البداية، قد يكون لهذا القسم صلة فقط على المدى الطويل. عادةً ما يشمل ذلك الوصف الوظيفي والموظفين وسياسات الشركة والتطوير والتدريب.
الخطة المالية: ركّزي على كيفية تمويل عملك مع إدراج توقعاتك المالية.
• كم تبلغ تكلفة إقامة العمل؟ هل ستحتاجين لدفع تكاليف مكتب أو متجر أو مواقع إلكترونية أو هواتف أو إنترنت أو أثاث مكتبي أو مواد تسويقية أو أي شيء آخر؟
• كم تبلغ قيمة منتجك أو خدماتك؟ ما هي افتراضاتك حول تلك الكمية ولماذا؟
• هل يمكنك حساب نقطة التعادل، أي عندما تتساوى المبيعات والمصروفات، وكم من الوقت سيستغرق الوصول إليها؟
• تأكدي من تغطية المبلغ الذي ستحتاجيه وما ستنفقيه.
خطة العمل: حددي المعالم والأهداف الرئيسية التي تريد تحقيقها. يُعدّ هذا الدليل مفيدّا عندما يتعلق الأمر بإدارة عملك بالفعل. وقد يتضمن أيضًا بعض الأهداف الشخصية لك.
الملاحق: في حال تقديم خطة عملك في صورة مستند رسمي، فقومي بإدراج معلومات لدعم خطة عملك مثل المستندات القانونية والمراجع التجارية والعقود وشهادات العملاء والأوراق المالية ذات الصلة وأي مستند آخر لدعم ما تذكريه في خطة العمل.
نصائح لإعداد خطة العمل
بمجرّد جمع كل المعلومات المذكورة أعلاه، حان الوقت للاستقرار وإعداد خطة عمل مهنية. عليك اتباع تلك النصائح البسيطة لإعداد خطة العمل:
• عليك بالمشاركة: يوجد مؤلفون محترفون لإعداد خطة العمل، لكن حاولي تجنّب تسليم كامل العمل إلى شخص لا يعرف الكثير عن عملك كما تعرفين. في حال عدم ثقتك من إعداد خطة عملك بنفسك وقررت تعيين شخص محترف، فتأكدي من المشاركة في كل خطوة ومعرفة خطة عملك بالكامل. كما أن إعدادك لخطة العمل بنفسك قد يوفر المال، حيث يمكن أن يكون المستشارون مكلفون في كثير من الأحيان.
• استخدم الانترنت: مع الكثير من الأمثلة على خطط الأعمال ونماذج خطط الأعمال المتاحة على الإنترنت، من السهل التخطيط لشكل خطة عملك.
• لا تزيّني الحقائق: عند تحديد التقديرات المالية، لا تكوني مبالغة في التفاؤل من خلال المبالغة في تقدير الأرباح والمبيعات. كوني واقعية مع استناد توقعاتك قدر الإمكان على المعلومات الفعلية. كلنا نحب أن نُصبح مليونيرات بين عشية وضحاها، لكن خطة عملك ستبدو أكثر مصداقية إذا كانت تبدو معقولة.
• وأخيرًا دوِّني ملخصك التنفيذي: هناك احتمالات بأن الكثير من الأشياء التي لم تفكري فيها قبل كتابة خطة عملك ستظهر أثناء العملية. اكتبي هذا الملخص في النهاية للتأكد من أنك غطيت كل شيء. تأكدي من أنه في صميم الموضوع ومفيد في الوقت نفسه. هذا في الأساس عرضك للمستثمرين المحتملين.
• لا تعتمدي على فكرتك فقط: رغم أن فكرة العمل الرائعة تحتاج إلى البحث لدعمها، ولكن لا تركزي كثيرًا على الفكرة نفسها في خطة عملك. فالمستثمرون والمقرضون يرغبون في رؤية الحقائق والأرقام الفعلية ومعلومات السوق.
• كوني مثل المحترفين: استخدمي اللغة باحتراف عند إعداد خطة عملك، فضلًا عن الحرص على كونها واضحة ومختصرة دائمًا.
• راجعي الخطة: أنت لا ترغبي في إظهار خطة عملك لعدد كبير جدًا من الأشخاص، لكن من الأفضل دائمًا أن تطلعي عليها شخص أو شخصين لإيضاح أي أمر قد يفوتك. اسئلي صديق موثوق أو شخص قريب منك.
إذا كنت تريدين المزيد من النصائح حول الجانب المالي، القِ نظرة على مقالنا حول تمويل المشروعات الصغيرة. عند المُضي قدمًا في التسويق، القِ نظرة على كيفية إنشاء موقع إلكتروني. نتمنى لك التوفيق!
